365 EVENTUS SUFLERIS #3: 10 klausimų, kuriuos būtina užduoti maisto tiekėjams

Tikra tiesa, kad būtent vaišėms yra skiriama didžioji šventinio biudžeto dalis, todėl tiek renkantis maisto tiekėją, tiek sudarant valgiaraštį reikėtų būti ypač kritiškiems ir atidiems. Harmoningai tarpusavyje derantys patiekalai, paruošti tik iš šviežių bei kokybiškų produktų, estetiškas pateikimas, nepriekaištinga skonių darna, profesionalus aptarnavimas, tinkamos temperatūros gėrimai, idealiai krentančios staltiesės… ir tai tik keletas niuansų, į ką turite atkreipti dėmesį. Restoranų versle esame virš 15 metų, taigi leidome sau pabūti “ekspertais” ir paruošti už jus namų darbus. Pateikiame jums 10 pagrindinių klausimų, kuriuos būtina užduoti renkantis maisto tiekėjus!

1. KOKIA YRA MAISTO TIEKĖJO PATIRTIS?

Patirtis yra vienas svarbiausių kriterijų renkantis maisto (o ir kitų paslaugų) teikėjus. Patyrę restoranų šefai geba dirbti įvairiausiomis sąlygomis, savalaikiai išspręsti kilusius netikėtumus ir tinkamai aptarnauti tiek mažus, tiek didelius pobūvius. Be to, ilgai dirbantys tiekėjai turi patikimą komandą, kurios darbas sustyguotas iki smulkmenų, o kiekvienas darbuotojas turi savo pareigas bei atsakomybes. Taip pat tik patyrę šefai geba nepriekaištingai suderinti valgiaraštį pagal jūsų pateiktus pageidavimus (juk dažnai šventėse būna vegetarų, veganų, alergiškų ir kitus secifinius poreikius turinčių svečių). Kad jaustumėtės užtikrintai, rekomenduojame rinktis maisto tiekėją, turintį bent 5 metų patirtį šiame versle.

2. KAS ĮSKAIČIUOTA Į NURODYTĄ MENIU KAINĄ IR KOKIOS PAPILDOMOS IŠLAIDOS GALI ATSIRASTI?

Yra du pagrindiniai valgiaraščio apskaičiavimo būdai: kai nurodoma kaina asmeniui ir kai nurodoma bendra viso šventės meniu kaina Jūsų nurodytam svečių skaičiui. Pirmuoju atveju reikėtų išsiaiškinti, kokios išlaidos įskaičiuotos į nurodytą kainą asmeniui: ar įskaičiuoti alkoholiniai gėrimai, desertai, aptarnavimo, transportavimo, indų, staltiesių nuomos ir kitos galimos papildomos išlaidos. Antruoju atveju (jeigu jums atsiunčiama viso pobūvio sąmata su išskirtomis eilutėmis maistui bei papildomoms išlaidoms), reikėtų išsiaiškinti, kaip kis bendra pobūvio kaina kintant svečių skaičiui. 

Taip pat derėtų išsiaiškinti, ar maisto tiekėjas skaičiuoja “lėkštės”, “kamčio” mokestį, taurių nuomą, jei tortą ir alkoholinius gėrimus atsivežate patys. Šie mokesčiai yra visiškai normalu ir įprasta, kadangi maisto tiekėjas patiria papildomas sąnaudas: desertines lėkštes, taures reikia transportuoti, išplauti, o gėrimus patiekti tinkamos temperatūros (reikia pasirūpinti jų atšaldymo įranga). 

3. KOKIE MAISTO KIEKIAI NUMATYTI VIENAM ASMENIUI?

Patirtį turintys maisto tiekėjai niekada negadins savo reputacijos patiekdami per mažai maisto. Jie visada turi pasiruošę šiek tiek daugiau vaišių, bet niekada mažiau! Vis dėlto rekomenduojame prašyti tiekėjo prie kiekvieno patiekalo nurodyti kiekį gramais tenkantį vienam asmeniui. Jeigu patiems sunku susigaudyti, kiek maisto visos šventės metu reikia vienam asmeniui, kad pakaktų, internete yra daugybė maisto skaičiuoklių. Vieną iš jų pateikiame ir mes. Tai skaičiuoklė tradicinei šventei su svečių sutikimu ir šventine vakariene:

4. KAIP BUS PATIEKIAMAS MAISTAS ŠVENTĖS METU?

Susitikę su maisto tiekėju išsamiai nupasakokite savo šventės tipą, pobūdį, svečių skaičių, vyrausiantį koloritą, apibūdinkite šventės vietą. Taip bus lengviau suderinti vaišių pateikimą: vaišės gali būti pateikiamos porcijomis ir atnešamos prie stalų, gali būti padengtas furšeto tipo stalas bei sukurti stilizuoti stalai šaltiesiems patiekalams, užkandžiams ir desertams, paruoštos įvairios maisto stotelės (ang. food stations), BBQ zona, kokteilių baras ir pan. Tik žinodami Jūsų poreikius maisto tiekėjai galės pasiūlyti optimaliausią vaišių pateikimo variantą. Ir nebūtina daryti taip, kaip visi – patys kurkite savo šventės taisykles.

Dar vienas svarbus aspektas – maisto pateikimas lėkštėje. Paprašykite nuotraukų arba eikite į degustacijas tam, kad įsitikintumėte, ar jūsų pasirinkti patiekalai lėkštėje atrodys estetiškai ir patraukliai!

5. KOKIĄ STALŲ SERVIRUOTĘ BEI INDUS GALI PASIŪLYTI MAISTO TIEKĖJAS?

Susitikę su maisto tiekėju išsiaiškinkite, kokią stalų serviruotę bei kokius indus jie gali pasiūlyti ir ar tai jums kainuos papildomai. Apžiūrėkite siūlomas staltieses, servetėles (rekomenduojame šventėje naudoti medžiagines), serviravimo indus bei įrankius. Apgalvokite, ar jie derės prie bendros jūsų šventės stilistikos. Pasidomėkite, galbūt tiekėjas turi pasiūlyti dekoratyvių polėkščių, spalvotų staltiesių ar stalo takelių, servetėlių žiedų, puošnių taurių, vazų ar kitų aksesuarų. 

Informuokite maisto tiekėją, jeigu savo šventei staltieses, servetėles, indus, įrankius ar kitus serviravimo atributus nusprendėte nuomotis iš kitų tiekėjų. Būtinai aptarkite, kas rūpinsis atvežtų staltiesių lyginimu, užsakytų taurių blizginimu, kedžių apvilkimais ir t.t. Jei tą turės atlikti maisto tiekėjai, užsakytus daiktus būtina pristatyti iš anksto.

6. JEI NUMATYTAS IŠVAŽIUOJAMASIS POBŪVIS, AR MAISTO TIEKĖJAS TURĖS VISĄ REIKIAMĄ ĮRANGĄ KOKYBIŠKAM PASLAUGŲ TEIKIMUI?

Rinkdamiesi maisto paslaugų tiekėjus išvažiuojamajam pobūviui turėkite nusimatę būsimą šventės vietą, kadangi šventės vietos infrastruktūra gali smarkiai įtakoti maitinimo paslaugų kokybę ir ne visi tiekėjai gali turėti reikiamą įrangą. Profesionalumo požymis – jei pats maisto tiekėjas nuvyksta į šventės vietą ir iš anksto įvertina įrangos būtinumą bei darbo sąlygas. 

Patariame pasidomėti ir kaip bus ruošiami patiekalai jūsų šventės metu: ar maistas bus ruošiamas vietoje, ar iš anksto bus pasiruošti pusgaminiai ir maistas tik užbaigiamas gaminti, o galbūt visas maistas atvežamas jau paruoštas? Nuo šių atsakymų gali priklausyti patiekiamo maisto kokybė. Idealu, jei dauguma patiekalų ruošiama vietoje!

7. KIEK APTARNAUJANČIO PERSONALO DIRBS JŪSŲ ŠVENTĖJE?

Žinodamas šventės pobūdį, tipą ir jūsų poreikius maisto tiekėjas turi numatyti aptarnaujančio personalo kiekį. Kartu aptarkite šį klausimą, kaip bus organizuojamas padavėjų darbas, kokios jų funkcijos ir atsakomybės, pasiteiraukite apie aptarnaujančio personalo aprangą. Taip pat paprašykite nurodyti, kas bus jūsų pobūvio vadybininkas/koordinatorius ir visus klausimus derinkite būtens su šiuo žmogumi.

8. IKI KELINTOS VALANDOS NUMATYTAS APTARNAVIMAS?

Būtina išsiaiškinti, iki kelintos valandos yra numatytas aptarnavimas, ar visi darbuotojai dirbs iki numatyto laiko, kokia yra viršvalandžių kaina ir iki kelintos valandos įmanomi viršvalandžiai. Jeigu jums reikalingas aptarnavimas ne viso pobūvio metu, pasiteiraukite, ar maisto tiekėjas sutiks palikti jūsų šventę (ir kartu savo indus bei kitą inventorių) be priežiūros. Numatykite ir konkrečią valandą šventės pabaigai, kad tiekėjas žinotų, kada pradėti tvarkymosi darbus.

9. PASITEIRUKITE, AR GALIMA ATVYKTI Į MENIU DEGUSTACIJĄ?

Didžioji maisto tiekėjų dalis rengia meniu degustacijas (jeigu tiekėjas nesutinka jums surengti degustacijos, reikėtų rimtai susimąstyti apie tiekėjo patikimumą). Degustacijos metu įvertinkite ne tik patiekalų skoniu bei estetinį vaizdą, tačiau atkreipkite dėmesį ir indus, aptarnaujantį personalą, jų aprangą, bendravimą, meniu derinimo lankstumą, tiekėjo reakciją į kritiką ir pan. Taip susidarysite bendrą nuomonę apie tiekėją. 

10. ALERGENAI 

Derindami meniu atkreipkite dėmesį į tai, ar jūsų šventėje dalyvaus specialius poreikius turintys svečiai: vegetarai, veganai, kai kuriems maisto produktams alergiški žmonės ir pan. Rekomenduojame siunčiant kvietimus įtraukti sakinį ir apie alergijas bei maitinimosi įpročius, kad jų turintys asmenys iš anksto jus įspėtų. Suderinę meniu paprašykite maisto tiekėjo atsiųsti patiekalų sudedamąsias dalis ir turėkite šį sąrašą su savimi šventės metu. Jeigu kažkuriam iš svečių prasidėtų staigi alerginė reakcija, lengviau nustatysite, kuris maisto produktas ją galėjo sukelti.  

Dar šiek tiek apie kainas. Geras ir kokybiškas maistas kainuoja. Ir tai nėra ta biudžeto eilutė, kurioje reikėtų “pataupyti”. Todėl kai klausiate, kodėl vienas tiekėjas siūlo meniu už 20 Eur/asm., o kitas už 50-100 Eur/asm., atsakome, kad kainą sudaro ne tik tiekėjo pasirinkti maisto produktai, tačiau ir personalo kąštai (profesionalus virtuvės šefas, padavėjai, koordinatoriai ir pan.), ir tiekėjo patirtis rinkoje, ir patiekalų ruošimui naudojamas inventorius ir tobulinimosi kursai… daug kitų “paslėptų” kąštų, kurie ir sudaro galutinę kainą. Kuo tiekėjas turi didesnę patirtį ir geresnį vertinimą rinkoje, tuo kaina yra didesnė. 

Komunikuokite, išsakykite visus savo lūkesčius, pageidavimus, finansines galimybes, patvirtinkite savo užsakymus sudarydami sutartis, o svarbiausia, mėgaukitės pačiu procesu, eikite į degustacijas, bendraukite ir paverskite šventės planavimą malonumu!

Su skaniais linkėjimais, 365 Eventus komanda

info@365eventus.lt | 8618 84070

Nuotraukos: 365 Eventus